IT-Projektmanagement & Controlling

Ein weltweit führender Automobilhersteller hat aufgrund immer steigender Komplexität einen hohen Koordinationsaufwand in den Geschäftsabläufen zu bewerkstelligen. Um eine sichere Planung und Steuerung des IT-Budgets zu gewährleisten wurde die UDF Consulting AG beauftragt diese Herausforderung in Zusammenarbeit mit einem internen Team anzugehen und dabei wesentliche Projektmanagementaufgaben im Bereich IT-Budgetcontrolling zu übernehmen.

Die UDF Consulting AG verfügt nicht nur über mehrjährige Erfahrung im IT-Controlling, sondern hat darüber hinaus schon zahlreiche Unternehmen bei der Planung ihrer IT-Budgets begleitet. Vor diesem Hintergrund war das UDF-Team in der Lage, den Automobilhersteller während des Projektes umfassend zu beraten.

Kundennutzen/Projektergebnis

  • Sicherstellung der Datenqualität durch Schulung der Leistungsgeber und aktive Betreuung während der operativen Planung

  • Konsequent hohe Beratungsqualität und stetige Optimierung der Zusammenarbeit

  • Abgestimmte Kommunikation zwischen den Stakeholdern zur Steigerung der Transparenz

  • Freigabe der operativen Planung durch das Managemnt

  • Schnelle und effektive Projektumsetzung (in time & budget)

Die Herausforderung

Aufgrund der Vielzahl an involvierten Fachbereichen war das Projekt von einer komplexen Gesamtstruktur geprägt. Zudem war eine ständige Kommunikation mit den Stakeholdern über alle Unternehmensebenen hinweg eine große Herausforderung um den Informationsfluss innerhalb des Projektes zu gewährleisten. Hierzu kommen weitere Herausforderungen:

  • Schaffung einer weltweiten IT-Kostentransparenz
  • Vorbereitung, Durchführung und Konsolidierung der operativen Planung
  • Sicherstellung einer durchgängigen Kommunikation mit den Stakeholdern
  • Erstellung und Bewertung von Budget-Szenarien
  • Optimierung des IT-Projektportfolio-Managements bzw. Erweiterung der Controlling-Strukturen und -tools
  • Implementierung von IT-Controlling-Standards und -Methoden

Vorgehensweise

Zur Vorbereitung der operativen Planung finden mehrere Schulungsrunden mit den Leistungsgebern statt, mit dem Ziel, eine hohe Datenqualität sicherstellen zu können. Während der Planungsphase findet eine aktive Betreuung der Leistungsgeber sowie eine kontinuierliche Konsolidierung der Daten statt. Durch die Erstellung von Überleitungen für die verschiedenen Fachbereiche werden die Budgetziele transparent aufgezeigt. In mehreren Abstimmungsterminen, die durch die UDF-Berater geplant, vorbereitet und geleitet werden, erfolgt eine Priorisierung des Projekt-Budget mit verschiedenen Stakeholdern sowie eine Ableitung von Maßnahmen, um die Zielvorgaben einzuhalten. Anschließend erfolgt eine Entwicklung von verschiedenen Budget-Szenarien, die als Entscheidungsvorlage für das Management dienen. Nach Freigabe der OP wird im Laufe des Jahres mit Hilfe der Ist-Erwartungen und des Projekt-Trackings die Einhaltung der freigegebenen OP sichergestellt.

Wir ertrinken in Informationen, aber dürsten nach Wissen.

John Naisbitt, Trend- und Zukunftsforscher

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Dr. Claus-Dieter Fischer
Vorstand

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