Sourcing & Ausschreibungen

Im Zuge der Neugründung des Institutes für Qualitätssicherung und Transparenz im Gesundheitswesen (IQTIG) im Jahr 2015 begleitete die UDF Consulting AG den Kunden bei der Beschaffung der kompletten IT- und Büroausstattung (ca. 130 Arbeitsplätze). Die Ausstattung sollte bis spätestens 01.01.2016 vollständig beschafft worden sein, um eine reibungslose Aufnahme des Geschäftsbetriebs zu gewährleisten.

Als IT-Dienstleister verfügt die UDF Consulting über mehr als 20 Jahre Erfahrung im Ausschreibungsmanagement und wurde daher beauftragt, den Kunden während des gesamten Vergabeprozesses zu unterstützen – von der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen über die Bekanntmachung, die Angebotseröffnung bzw. -bewertung bis hin zur Zuschlagsempfehlung. Die UDF fungierte auch als die zentrale Vergabestelle des IQTIG. Dabei sollten die IT-Infrastruktur für Server-, Storage- und Netzwerkkomponenten sowie die Arbeitsplatzausstattungen, Büromöbel und Basissoftwareprodukte ausgeschrieben werden.

Kundennutzen/Projektergebnis

  • Sicherstellung der wirtschaftlichsten Beschaffung der gewünschten IT-Ausstattung (von Büromöbeln, Arbeitsplatzausstattung bis hin zur Auswahl eines Serviceproviders).
  • Durchführung von sechs Vergabeverfahren mit insgesamt 14 Losen in einem Zeitraum von vier Monaten
  • Durch die Erarbeitung eines geeigneten Kriterienkatalogs wurde sichergestellt, dass die hohen und spezifischen Anforderungen des Kunden an die Wunschprodukte und deren Anbieter erfüllt wurden.

Zum Vergabeteil

  • Eine kurzfristige Beschaffung der kompletten IT- und Büroausstattung.
  • Strukturierung des Vorhabens in sinnvolle Pakete, so dass die Beschaffung möglichst schnell und im Rahmen der Vergabegrenzen des IQTIG abgewickelt werden kann.
  • Erstellung der kompletten Ausschreibungsunterlagen.

Vorgehensweise

Strukturierung des kompletten Vorhabens in 6 Vergabeverfahren mit insgesamt 14 Losen

Zunächst hat die UDF alle zu beschaffenden Gegenstände in sinnvolle Pakete gebündelt. Jedes der 14 Lose konnte im Ergebnis an unterschiedliche Anbieter vergeben werden und bildeten doch in sich abgeschlossene sinnvolle Pakete.

Erstellung der Ausschreibungsunterlagen

Von der UDF wurde in Zusammenarbeit mit dem Kunden ein Katalog von Kriterien erarbeitet, die die zukünftigen Anbieter und die zu liefernden Produkte zu erfüllen hatten. So wurde sichergestellt, dass der Kunde die Ausstattung bekam, die er braucht.

Parallel dazu hat die UDF alle erforderlichen Vergabeunterlagen inkl. Preisblätter und Formulare erstellt.

Bewertung und Auftragsvergabe

Anhand des Kriterienkatalogs und des von der UDF ausgearbeiteten Bewertungsschemas konnte das Bewertungsverfahren in kürzester Zeit durchgeführt werden und die Aufträge zeitnah unter Beachtung der gesetzlichen Wartefristen vergeben werden.

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Herausforderungen

Eine große Herausforderung für das Beratungsteam war der sehr knappe Zeitplan des Kunden. Alle Vergabeverfahren mussten in kürzester Zeit unter Beachtung der gesetzlich vorgegebenen Fristen abgewickelt werden.

Bereichsleiter Cloud und Sourcing / Ausschreibungen

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Dr. Claus-Dieter Fischer
Vorstand

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