Beispiel aus einem Ausschreibungsmanagement-Projekt für IT-Infrastruktur im Gesundheitswesen
Im Zuge der Neugründung des Institutes für Qualitätssicherung und Transparenz im Gesundheitswesen (IQTIG) im Jahr 2015 begleitete die UDF Consulting AG den Kunden bei der Beschaffung der kompletten IT- und Büroausstattung (ca. 130 Arbeitsplätze). Die Ausstattung sollte bis spätestens 01.01.2016 vollständig beschafft worden sein, um eine reibungslose Aufnahme des Geschäftsbetriebs zu gewährleisten.
Als IT-Dienstleister verfügt die UDF Consulting über mehr als 20 Jahre Erfahrung im Ausschreibungsmanagement und wurde daher beauftragt, den Kunden während des gesamten Vergabeprozesses zu unterstützen – von der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen über die Bekanntmachung, die Angebotseröffnung bzw. -bewertung bis hin zur Zuschlagsempfehlung. Die UDF fungierte auch als die zentrale Vergabestelle des IQTIG. Dabei sollten die IT-Infrastruktur für Server-, Storage- und Netzwerkkomponenten sowie die Arbeitsplatzausstattungen, Büromöbel und Basissoftwareprodukte ausgeschrieben werden.
Kundennutzen/Projektergebnis
Zum Vergabeteil
- Eine kurzfristige Beschaffung der kompletten IT- und Büroausstattung.
- Strukturierung des Vorhabens in sinnvolle Pakete, so dass die Beschaffung möglichst schnell und im Rahmen der Vergabegrenzen des IQTIG abgewickelt werden kann.
- Erstellung der kompletten Ausschreibungsunterlagen.
Vorgehensweise
Strukturierung des kompletten Vorhabens in 6 Vergabeverfahren mit insgesamt 14 Losen
Zunächst hat die UDF alle zu beschaffenden Gegenstände in sinnvolle Pakete gebündelt. Jedes der 14 Lose konnte im Ergebnis an unterschiedliche Anbieter vergeben werden und bildeten doch in sich abgeschlossene sinnvolle Pakete.
Erstellung der Ausschreibungsunterlagen
Von der UDF wurde in Zusammenarbeit mit dem Kunden ein Katalog von Kriterien erarbeitet, die die zukünftigen Anbieter und die zu liefernden Produkte zu erfüllen hatten. So wurde sichergestellt, dass der Kunde die Ausstattung bekam, die er braucht.
Parallel dazu hat die UDF alle erforderlichen Vergabeunterlagen inkl. Preisblätter und Formulare erstellt.
Bewertung und Auftragsvergabe
Anhand des Kriterienkatalogs und des von der UDF ausgearbeiteten Bewertungsschemas konnte das Bewertungsverfahren in kürzester Zeit durchgeführt werden und die Aufträge zeitnah unter Beachtung der gesetzlichen Wartefristen vergeben werden.
Eine große Herausforderung für das Beratungsteam war der sehr knappe Zeitplan des Kunden. Alle Vergabeverfahren mussten in kürzester Zeit unter Beachtung der gesetzlich vorgegebenen Fristen abgewickelt werden.
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