Projektcontrolling im IT-Umfeld Automotive

Ausgangslage

Die zentrale Herausforderung liegt in der Sicherstellung einer nutzenorientierten Budgetallokation des IT-Budgets unter dynamischen innerbetrieblichen Rahmenbedingungen. Zusätzlich stellt die Budgetplanung unter sich stetig ändernden gesamtwirtschaftlichen Anforderungen eine große Herausforderung dar. Eine Vielzahl von Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Parallelprojekten und für die Produktion relevanten Applikationen erschwert die Steuerung ebenso wie die komplexe Tool- und Prozesslandschaft, in die zahlreiche Stakeholder involviert sind.

Lösungsansatz & Umsetzung

Die UDF Consulting AG stellt mehrere Berater für unterschiedliche Abteilungen innerhalb der Produktions-IT zur Verfügung. Die Arbeit erfolgt in einer abteilungsübergreifenden, abgestimmten Arbeitsorganisation zwischen den verschiedenen Berater:innen, um eine effektive und effiziente Controlling-Strategie zu gewährleisten.

Zur effizienten Steuerung der finanziellen Mittel werden verschiedene Maßnahmen ergriffen: Für die unterjährige rollierende Planung wird ein Ist-Kostentracking aufgebaut, das als Basis für die innerbetriebliche Bilanzierung und den Forecast zum Jahresabschluss dient.

Um eine transparente Budgetdarstellung zu ermöglichen, werden KPIs wie FTE-Auslastungen, DEV-Entwicklungsanteile, Ticketkategorisierungen sowie Ist-Kosten und Planwerte in ein Power BI-Dashboard überführt. Dieses Vorgehen bietet eine intuitive und interaktive Datenvisualisierung relevanter IT-Budgets auf Management-Ebene.

Eine gezielte Bedarfsanalyse (Roadmap-Planung) ermöglicht das Tracking der Beraterplanung und die Abstimmung auf neue Projekte und Anforderungen. In der Roadmap-/Mittelfristplanung plant die UDF Consulting AG unterjährig alle ressourcenbindenden Aktivitäten, unter anderem Neutypprojekte, Rolloutprojekte und Anwendungssupport.

Zusätzlich werden ein Cost-Estimation-Tool sowie ein entsprechender Prozess eingeführt, um eine umfassende Bewertung und nachgelagerte Abrechnung fachlicher Anforderungen außerhalb von Rollout- und Neutypprojekten zu ermöglichen. Die operative Planung umfasst die konzerninterne Leistungsplanung sowohl für das laufende Jahr als auch für die kommenden zwei Jahre. Im Rahmen der Jahresabschlussaktivitäten werden laufende Bestellungen bewertet, um gegebenenfalls notwendige Abgrenzungen abzuleiten.

Ergebnisse

Durch die gezielte Auswahl optimaler Lieferanten können signifikante Einsparungen erzielt werden. Zudem führt die bedarfsgerechte interne Budgetallokation zu einer gesteigerten Effizienz in der Mittelverwendung. Die Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten innerhalb der Projektfinanzen werden erheblich verbessert, was zu einer fundierteren Entscheidungsfindung beiträgt.

Durch den Einsatz von PowerBI Dashboards können KPIs schneller, einfacher und moderner getrackt sowie automatisiert visualisiert werden, was in der Praxis zu einem zeiteffizienterem Kostentracking führt.

Erfolgsfaktoren

Die frühzeitige und kontinuierliche Einbindung der Stakeholder erleichtert die Akzeptanz und Umsetzung der neuen Controlling-Prozesse erheblich. Regelmäßige Reviews und Anpassungen der Budget- und Ressourcenplanung erweisen sich als essenziell, um eine flexible und bedarfsgerechte Steuerung zu gewährleisten. Darüber hinaus kann die UDF Consulting AG durch ihre gut vernetzten und kompetenten Berater eine umfangreiche Wissensdatenbank aufbauen. Diese bietet dem Kunden einen klaren Mehrwert, was langfristig zu einer effizienteren und fundierteren Entscheidungsfindung beiträgt.