Projektmanagement Office (PMO) für Neutyp-Projekte

Ausgangslage

Das klassische Projektmanagement ist bislang nicht um agile Methoden ergänzt, sodass eine hybride Struktur noch fehlt. Die Projekte werden mit ihren Arbeitspaketen und Meilensteinen unterschiedlich getrackt; deshalb sind Parallelprojekte trotz ähnlicher Ziele und Ressourcen nur bedingt vergleichbar. Hinzu kommen zahlreiche Schnittstellen zu Fachbereichen, konzernweite Rollout-Projekte und sich fortlaufend ändernde Rahmenbedingungen.

Lösungsansatz & Umsetzung

Die UDF Consulting AG stellt Berater für das projektübergreifende PMO zur Verfügung. Neutypprojekte im Automotive-Umfeld werden meist klassisch mit klaren Projektzielen und genau definierten Meilensteinen gemäß Wasserfall-Modell aufgesetzt. Sich im Projektverlauf wandelnde Rahmenbedingungen, wie neue Projektleitungen und zusätzliche Anforderungen, führen dazu, dass vereinzelt agile Methoden benötigt werden. Themen wie die zusätzliche Integration neuer Produktions-Applikationen, wechselnde Vorgaben bezüglich der Ausbringung von IT-Endgeräten oder neue Budgetrestriktionen gilt es zu erfüllen. Dies erfordert ein dynamisches, sich an die neuen Bedingungen und Ressourcen anpassendes Projektmanagement. Durch eine umfassende Prozessanalyse innerhalb des IT-Projekts wird zunächst eine stabile Grundlage für eine effiziente Steuerung und Strukturierung der verschiedenen Teilprojekte geschaffen.

Ein essenzieller Schritt in der Umsetzung ist die Entwicklung projektübergreifender Templates, die auf die Dimensionen Scope, Time, Cost und Risk ausgerichtet sind. Durch die Vereinheitlichung der Projektdokumente ist es möglich, die Dokumentation und das Reporting der Projekte und Teilprojekte vergleichbarer und einheitlicher zu gestalten, was die Transparenz des Gesamtprojekts begünstigt. Mit diesen neuen Templates und Hilfsdokumenten, wie Prozessbeschreibungen oder Zuständigkeitsmatrizen, sowie einer zentralisierten Sammlung von Lessons Learned vergangener Projekte wird ein SharePoint-basierter Methodenbaukasten entwickelt und implementiert.

Die Projektleitungen der unterschiedlichen Neutypprojekte werden im Monitoring und Controlling der Projektaktivitäten unterstützt, indem die UDF Consulting AG agile Methoden, beispielsweise ein projektspezifisches Kanban-Board zum Tracken der Arbeitspakete, einführt. Das neu aufgesetzte PMO bietet den Projektleitungen den Mehrwert, die Projekte besser zu strukturieren und Methoden zu vereinheitlichen.

Ergebnisse

Die standardisierte Nutzung von Methoden und Tools führt zu Synergieeffekten, die die Effizienz und Transparenz innerhalb der Projekte erheblich steigern. Insbesondere bei den Kosten können durch die Vergleichbarkeit Potenziale entdeckt und genutzt werden. Bei zukünftigen Neutypprojekten können sich Projektleitungen direkt am Methodenbaukasten bedienen und sind somit bestens für die erfolgreiche Realisation des Projekts gewappnet – von der Initiierungsphase bis hin zur Abschlussphase.

Erfolgsfaktoren

SharePoint erweist sich als besonders nutzerfreundliche Plattform für die kollaborative Arbeit. Zudem zeigt sich, dass ein frühzeitiges Definieren und Kommunizieren von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten (AKVs) innerhalb der Projektorganisation essenziell ist. Ebenso kann durch die gezielte Minimierung von Schnittstellen innerhalb der Arbeitspakete eine Reduzierung von Ineffizienzen erreicht werden. Die zentrale Bündelung der zuvor identifizierten Lessons Learned vergangener und auch laufender Neutypprojekte über das PMO legt den Grundstein für Managemententscheidungen, damit offene Klärungsthemen wie z.B. undefinierte Zuständigkeiten, Umgang mit Projektfolgekosten, Risiken und Potentiale bei der Ausbringung von IT-Endgeräten und Netzwerkkomponenten aktiv gelöst werden können. Die Zusammenarbeit in interdisziplinären Teams ermöglicht es, alle relevanten Stakeholder-Perspektiven im Blick zu haben und mögliche Risiken für die IT-Projekte frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.