Effiziente Digitalisierung vernetzter Prozesse

Ausgangslage

Die Digitalisierung in der verteilten Organisation des Kunden der UDF Consulting AG bringt besondere Herausforderungen mit sich: Unterschiedliche fachliche Ausrichtungen und örtliche Gegebenheiten führen zu sehr heterogenen Anforderungen an Prozesse und IT-Unterstützung. Viele Abläufe sind mit einfachen Mitteln abgebildet, wodurch Effizienz und Nachvollziehbarkeit eingeschränkt sind. Eine sehr heterogene Systemlandschaft, fehlende Schnittstellen sowie inkonsistente Rollen- und Berechtigungsvergaben erschweren nicht nur die Zusammenarbeit und erhöhen den Pflegeaufwand, sondern bergen auch signifikante Risiken in Bezug auf Datenschutz und Compliance. Zudem behindern gewachsene Silostrukturen eine koordinierte Weiterentwicklung der digitalen Infrastruktur.

Lösungsansatz & Umsetzung

Auf Basis einer durchgeführten Bestandsaufnahme entwickelt die UDF Consulting AG eine strategische Vorgehensweise. Die zu digitalisierenden Prozesse werden identifiziert, priorisiert und nach BPMN 2.0 gestaltet bzw. optimiert, um schnell größtmögliche Wirkung zu erzielen. Darauf aufbauend initiiert die UDF Consulting AG Projekte, in denen benötigte Systeme über öffentliche Ausschreibungen beschafft, integriert und gemeinsam mit den Prozessen eingeführt werden. Ein besonderer Fokus liegt dabei auf der Harmonisierung der Systemlandschaft durch die Schaffung technischer Schnittstellen.

Die UDF Consulting AG verantwortet konkret folgende Aufgaben:

• Bestandsaufnahme und Erstellung einer strategischen Vorgehensweise
• Identifikation und Priorisierung der Prozesse sowie Erstellung von Prozesslandkarten
• Initiierung, Planung und Steuerung erforderlicher Projekte
• Gestaltung und Optimierung der Prozesse nach BPMN 2.0
• Identifikation der Anforderungen an die Systemunterstützung
• Gestaltung öffentlicher Ausschreibungen für benötigte Systeme und Begleitung des Ausschreibungsprozesses
• Planung und Steuerung der Implementierung beschaffter Systeme
• Konzeption, Planung und Steuerung des benötigten Wissensaufbaus
• Konzeption, Planung und Durchführung der erforderlichen Kommunikation
• Konzeption, Planung und Steuerung der Einführung implementierter Prozesse und Systeme

Die Umsetzung des Digitalisierungsprogramms erfolgt in mehreren aufeinander abgestimmten Schritten. Zunächst werden in Workshops und Interviews die bestehenden Prozesse, Systeme und Rahmenbedingungen genau aufgenommen. Daraufhin entwickelt die UDF Consulting AG eine klare Vorgehensstrategie. Anschließend identifiziert und priorisiert sie die wichtigsten Prozesse, um schnellstmöglich die größte Wirkung zu erzielen. Auf dieser Grundlage plant und initiiert sie Projekte, in denen die Prozesse nach BPMN 2.0 gestaltet und optimiert werden. Darauf basierend werden die Anforderungen an die IT-Systeme ermittelt, Ausschreibungen erstellt und der System-Auswahlprozess per öffentlicher Ausschreibung durchgeführt.

Die gestalteten Prozesse und beschafften Systeme werden mit möglichst geringen Individualentwicklungen so angeglichen, dass die Prozesse in den IT-Systemen bestmöglich abbildbar sind. Bestehende Systeme verbindet das Team mit neuen Schnittstellen, um die Datenpflege zu vereinfachen und die Zusammenarbeit zu verbessern. Zudem werden Wissensaufbau und Kommunikation so geplant und umgesetzt, dass alle Beteiligten die neuen Prozesse und Systeme souverän nutzen und eine hohe Akzeptanz erreichen. Ein wesentlicher Aspekt ist dabei, die Mitarbeitenden des Kunden so zu unterstützen und zu motivieren, dass sie trotz der Doppelbelastung durch ihr Tagesgeschäft aktiv mitwirken.

Ergebnisse

Der Kunde profitiert maßgeblich von der Erfahrung der UDF Consulting AG. Die UDF Consulting AG weiß, worauf es bei der Digitalisierung ankommt, und entwickelt ein bewährtes Vorgehen, das typische Fallstricke vermeidet. Ihre Expertise gewährleistet, dass die Digitalisierung zügig und nachhaltig vorangetrieben wird, ohne die Mitarbeitenden des Kunden zu überlasten. Die Lösungen sind nicht nur inhaltlich erfolgreich, sondern finden zudem eine hohe Akzeptanz in der Belegschaft.

Darüber hinaus verfügt der Kunde nun über sehr effiziente Prozesse und Systeme, die alle Vorteile einer modernen Digitalisierung mit sich bringen: schnellere und reibungslosere Abläufe, Entlastung der Mitarbeitenden, verbesserte Einhaltung der Compliance- und Datenschutzanforderungen sowie eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Die Zusammenarbeit wird durch harmonisierte Prozesse und Systeme deutlich verbessert, und die klare Transparenz in den Rollen und Berechtigungen sorgt für eine effiziente und sichere Arbeitsweise.

Erfolgsfaktoren

Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist die enge Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden des Kunden, um ihre Bedürfnisse und Herausforderungen zu verstehen und direkt in die jeweiligen Prozesse einfließen zu lassen. Zudem erweist sich die iterative Vorgehensweise bei der Prozessgestaltung und Systemauswahl als besonders geeignet, da sie sich am besten mit der Doppelbelastung der Mitarbeitenden durch ihr Tagesgeschäft vereinbaren lässt. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die konsequente Priorisierung von Prozessen, die schnell den größten Mehrwert liefern. Auch die frühzeitige Einbindung von Datenschutz- und Compliance-Experten hilft, rechtliche und sicherheitsrelevante Anforderungen unmittelbar in die Lösungen zu integrieren. Schließlich führt eine klare Kommunikation und transparente Einbindung der Mitarbeitenden zu einer hohen Akzeptanz der Veränderungen.