IT-Beschaffungsmanagement zur digitalen Transformation in der Kreisverwaltung

Ausgangslage

Die Betreuung eines so umfangreichen Beschaffungsportfolios bringt besondere Herausforderungen mit sich:

• Vielfältige Anforderungen: Unterschiedliche IT-Projekte haben spezifische technische, funktionale und finanzielle Anforderungen, die präzise definiert werden müssen.
• Dynamische Marktentwicklung: Technologische Fortschritte und neue rechtliche Vorgaben erfordern eine kontinuierliche Anpassung der Ausschreibungsstrategie.
• Vergaberechtliche Komplexität: Die Umsetzung der größtenteils europaweiten Ausschreibungen muss rechtskonform, transparent und effizient erfolgen.
• Koordination vieler Stakeholder: Neben den IT-Abteilungen sind zahlreiche Fachbereiche sowie externe Dienstleister in den Prozess involviert.

Die Aufgabe der UDF Consulting AG besteht darin, all diese Herausforderungen zu bewältigen und den Kunden durch einen strukturierten und professionellen Beschaffungsprozess zu begleiten.

Lösungsansatz & Umsetzung

Die Zusammenarbeit mit der Kreisverwaltung basiert auf einer strategischen, langfristigen Planung der IT-Beschaffung. Dabei setzt die UDF Consulting AG auf folgende Erfolgsfaktoren:

• Bedarfsanalyse & Anforderungsmanagement
  • In enger Abstimmung mit der Verwaltung werden die spezifischen Anforderungen für jedes IT-Projekt definiert.
  • Workshops und Interviews mit den Fachbereichen sorgen für eine präzise Erfassung der Bedarfe.
• Marktsondierung & Ausschreibungsstrategie
  • Vor jeder Ausschreibung führt die UDF Consulting AG Marktanalysen durch, um die bestmöglichen Lösungen zu identifizieren.
  • Die Vergabestrategie wird individuell an das jeweilige Projekt angepasst – von offenen Ausschreibungen bis hin zu Verhandlungsverfahren.
• Rechtssichere Vergabe & Vertragsgestaltung
  • Erstellung vergaberechtskonformer Ausschreibungsunterlagen, einschließlich Leistungskatalogen, Bewertungsmatrizen und Vertragsentwürfen.
  • Begleitung des gesamten Ausschreibungsprozesses, einschließlich Bieterfragen und Verhandlungsgesprächen.
• Projektbegleitung bis zur Umsetzung
  • Nach erfolgreicher Vergabe unterstützt die UDF Consulting AG die Kreisverwaltung bei der Implementierung der IT-Lösungen.
  • Kontinuierliche Beratung sorgt für eine nachhaltige Integration der beschafften Technologien.

Ergebnisse

Durch die langjährige Zusammenarbeit können zahlreiche Digitalisierungsvorhaben erfolgreich umgesetzt werden:

• Moderne IT-Ausstattung für die Verwaltung und mobile Arbeitsplätze
• Effizientere Beschaffungsprozesse durch die Einführung von E-Procurement-Software
• Optimierte IT-Dienstleisterverträge, die Flexibilität und Kosteneffizienz ermöglichen
• Rechtskonforme Vergabeverfahren, die zu wirtschaftlichen und leistungsfähigen Lösungen führen
• Zukunftssichere Cloud-Infrastrukturen durch den IaaS-Rahmenvertrag

Die Kreisverwaltung profitiert heute von einer modernen, leistungsfähigen und nachhaltigen IT-Landschaft, die ihre Digitalisierungsstrategie optimal unterstützt.

Erfolgsfaktoren

Aus der Erfahrung der UDF-Consulting AG mit der IT-Beschaffung für die Kreisverwaltung lassen sich folgende zentrale Erkenntnisse ableiten:

• Strategische Planung ist entscheidend: Eine frühzeitige und langfristige Beschaffungsstrategie verhindert Engpässe und steigert die Effizienz.
• Bedarfsanalyse als Schlüsselfaktor: Detaillierte Anforderungsdefinitionen erleichtern die Marktrecherche und führen zu besseren Ausschreibungsergebnissen.
• Flexibilität im Ausschreibungsprozess: Aufgrund der dynamischen Marktentwicklung sind agile Vergabestrategien von Vorteil.
• Klare Kommunikation & Stakeholder-Management: Eine enge Abstimmung zwischen Verwaltung, IT-Abteilungen und externen Anbietern fördert eine erfolgreiche Umsetzung.