Case Studies
Unsere Kunden erleben nachhaltige Veränderungen durch unsere engagierte Arbeit und professionelle Leistungen. In partnerschaftlicher Zusammenarbeit erkennen wir gemeinsam neues Potenzial und treiben Innovationen und voran, die zu einer finanziellen, strategischen und operativen Verbesserungen führen. Wir schaffen Ergebnisse, die einen echten Mehrwert bieten und die Zukunftsfähigkeit unserer Kunden stärken.
IT-Infrastrukturprojekt im Gesundheitswesen
Institute for Quality Assurance and Transparency in Healthcare
Gesundheitswesen
Herausforderung:
Beschaffung der kompletten IT – und Büroausstattung für 130 Arbeitsplätze bis zum 01.01.2016.
Projektbeschreibung:
- Das Projekt wurde 2015 im Rahmen der Neugründung des IQTIG initiiert.
- UDF Consulting AG wurde als erfahrener IT-Dienstleister mit über 20 Jahren Ausschreibungsmanagement beauftragt.
Aufgabe:
- Unterstützung des gesamten Vergabeprozesses von der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen bis zur Zuschlagsempfehlung.
- UDF agierte als zentrale Vergabestelle des IQTIG.
- Ausschreibungen für IT-Infrastruktur (Server, Storage, Netzwerkkomponenten) und Arbeitsplatzausstattungen (Büromöbel, Basissoftware) wurden durchgeführt.
Herausforderungen:
- Zeitliche Begrenzung für die Beschaffung der IT- und Büroausstattung bis zum Geschäftsstart.
- Strukturierung des Projekts in sechs Vergabeverfahren mit insgesamt 14 Losen.
- Hohe und spezifische Anforderungen des Kunden an Produkte und Anbieter.
Lösungsansatz:
- Strukturierung der Ausschreibungen: Bündelung der Gegenstände in 14 Lose für unterschiedliche Anbieter.
- Kriterienkatalog: Erarbeitung eines detaillierten Katalogs von Anforderungen für Produkte und Anbieter.
- Ausschreibungsunterlagen: Erstellung aller notwendigen Unterlagen inklusive Preisblätter und Formulare.
Umsetzung:
- UDF arbeitete eng mit dem Kunden zusammen, um den Kriterienkatalog zu entwickeln.
- Ausschreibungsunterlagen wurden strukturiert und umfassend erstellt.
Ergebnisse:
- Sicherstellung der wirtschaftlichsten Beschaffung der benötigten IT-Ausstattung.
- Durchführung von sechs Vergabeverfahren mit 14 Losen in nur vier Monaten.
- Erfüllung der hohen und spezifischen Kundenanforderungen durch den entwickelten Kriterienkatalog.
- Zeitnahe Vergabe der Aufträge unter Beachtung gesetzlicher Wartefristen.
Lessons Learned:
- Effektive Strukturierung und Bündelung von Ausschreibungen ermöglichen schnelle Beschaffung.
- Detaillierter Kriterienkatalog gewährleistet die Bedarfsdeckung.
- Enge Zusammenarbeit mit dem Kunden ist entscheidend, um erfolgreiche Ausschreibungen durchzuführen.
Fazit:
Die UDF Consulting AG unterstützte das IQTIG erfolgreich bei der Beschaffung der gesamten IT- und Büroausstattung für den Geschäftsstart. Durch effektives Ausschreibungsmanagement, Strukturierung der Vergabeverfahren und sorgfältige Erstellung der Ausschreibungsunterlagen konnte der zeitliche Rahmen eingehalten werden. Die Zusammenarbeit führte zu wirtschaftlichen Beschaffungsergebnissen und erfüllte die spezifischen Kundenanforderungen.