Ausschreibungsmanagement
Optimieren Sie Ihre öffentlichen Beschaffungsprozesse mit unserem Know-how und unserer Erfahrung
Effektives Ausschreibungsmanagement für erfolgreiche Beschaffungsvorhaben
Sie sind öffentlicher Auftraggeber und benötigen professionelle Unterstützung bei der Durchführung Ihres Vergabeverfahrens? Ein durchdachtes Ausschreibungsmanagement ist der Schlüssel zu erfolgreichen Beschaffungs- und Vergabeprozessen. Von der Analyse der Anforderungen über die Erstellung der Vergabeunterlagen bis hin zur Begleitung der Angebotsauswertung – unsere Experten stehen Ihnen zur Seite. Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung und unserem praxisnahen Ansatz. Die UDF Consulting AG bietet maßgeschneiderte Lösungen im Bereich Ausschreibungsmanagement, die alle Phasen von der strategischen Planung bis zur erfolgreichen Vergabeentscheidung abdecken.
Herausforderungen im Ausschreibungsmanagement
Die öffentliche Beschaffung unterliegt einer komplexen rechtlichen Landschaft, darunter das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die Vergabeverordnung (VgV). Die Einhaltung dieser Vorschriften sowie interne Regularien führen dazu, dass Vergabeprozesse oft aufwendig und fachlich anspruchsvoll sind. Gleichzeitig müssen Unternehmen diese Prozesse effizient und strategisch optimal gestalten. Mit modernsten digitalen Tools und maßgeschneiderten Lösungsansätzen schaffen wir Transparenz, reduzieren Durchlaufzeiten und minimieren administrative Aufwände. Vertrauen Sie auf unsere Expertise, um Ihre Ausschreibungen nachhaltig zu optimieren und Wettbewerbsvorteile zu sichern.
Wie können wir sicherstellen, dass unser Vergabeverfahren trotz der komplexen und sich ständig ändernden rechtlichen Vorgaben rechtssicher und effizient bleibt?
Wie können wir den hohen bürokratischen Aufwand und die umfangreichen Dokumentationspflichten bewältigen, ohne dass unsere personellen Ressourcen überlastet werden?
Wie vermeiden wir das Risiko, aufgrund unklarer Leistungsbeschreibungen und unzureichender Marktanalysen, ungeeignete Anbieter zu beauftragen?
Wie können wir unsere internen Abstimmungsprozesse verbessern und den Zeitdruck in Vergabeverfahren reduzieren, um Fristen zuverlässig einzuhalten?
Wie können wir unser Vergabeverfahren durch digitale Tools transparenter und weniger fehleranfällig gestalten, um eine effiziente Nachverfolgung zu ermöglichen?
In Deutschland werden pro Jahr im Durchschnitt 977 Nachprüfungsanträge für Ausschreibungen bei den Vergabekammern eingereicht.
Langjähriger Durchschnitt von 1999 bis 2021
Quelle: Forum Vergabe e.V. basierend auf Statistiken des BMWK
Unsere Lösung
Unsere Leistungen im Ausschreibungsmanagement
Branche: Öffentliche Verwaltung
Ein erfolgreiches Ausschreibungsmanagement beginnt mit einer strukturierten Planung. Klare Anforderungsdefinitionen, fundierte Marktanalysen und strategische Vergabekonzepte sind essenziell für den Erfolg. Dank unserer langjährigen Erfahrung in der Erstellung von Ausschreibungsdokumenten und Begleitung von Vergabeverfahren sowie unserer umfassenden betriebswirtschaftlichen und technischen Kompetenz sind wir Ihr idealer Partner. Wir begleiten Sie durch den gesamten Vergabeprozess – von der ersten Anforderungsanalyse bis zur finalen Vergabeentscheidung.
Anforderungsanalyse für den Beschaffungs-/Vergabeprozess
Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir alle fachlichen und technischen Anforderungen, dokumentieren diese entsprechend Ihrer Vorgaben und erstellen daraus ein Lastenheft. Durch unsere Erfahrung bei der Anforderungserhebung, speziell für Ausschreibungs- und Beschaffungsprojekte, haben wir unsere Erhebungs- und Dokumentationsprozesse an die Herausforderungen des Ausschreibungsprozesses angepasst.
Markterkundungen und Vergabestrategien
Wir führen eine umfassende Markterkundung durch, um geeignete Anbieter und innovative Lösungen für Ihren Beschaffungsgegenstand zu identifizieren. Dies ermöglicht eine faktenbasierte Auswahl der Vergabestrategie, die Einhaltung relevanter Vorschriften und eine präzise Erstellung der Vergabeunterlagen, wie die Leistungsbeschreibung, ein Zuschlagskriterienkatalog und das Preisblatt. Zudem erleichtert die Markterkundung die Auftragswertschätzung und Wirtschaftlichkeitsanalyse im Beschaffungsprozess.
Vergabekonzeption und Vorbereitung der Vergabe
Wir beraten und unterstützen Sie bei der Vorbereitung und Konzeption des geplanten Vergabeverfahrens, einschließlich der Wahl des Verfahrens, der Losaufteilung und der Festlegung der Vergabekriterien. Zudem erstellen wir realistische Zeitpläne und führen Auftragswertschätzungen durch. Hiermit ermöglichen wir eine fundierte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für mehr Planungssicherheit in Ihrem Vergabeprozess.
Erstellung der Vergabeunterlagen
Wir unterstützen Sie und erstellen die leistungsbezogenen Vergabeunterlagen für Ihr Projekt für Sie. Dabei bringen wir unsere langjährige Erfahrung aus einer Vielzahl anderer Ausschreibungsprojekte in die Erstellung der Unterlagen ein. Hiermit stellen wir sicher, dass die Beschreibung der Leistung in den Ausschreibungsunterlagen präzise formuliert ist. Dadurch werden Missverständnisse und das Auftreten von Problemen im späteren Verlauf des Ausschreibungsprozesses aktiv verhindert.
Begleitung der Angebotsphase und -auswertung
Wir unterstützen Sie bei den anfallenden Aufgaben zwischen der Veröffentlichung der Ausschreibungsunterlagen und der finalen Vergabeentscheidung. Je nach Bedarf beraten wir Sie bei der Beantwortung von Bieterfragen, der Prüfung von Angeboten und allen Aufgaben rund um Verhandlungsrunden und Bieterpräsentationen.
Beratung von anbietenden Unternehmen
Wir unterstützen Sie bei der Angebotsabgabe für Ausschreibungen aus dem öffentlichen Sektor. Mit unserer langjährigen Praxiserfahrung sowohl bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen als auch bei der Angebotsabgabe beraten wir Sie und erhöhen damit Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Bewerbung.
Agile IT-Beschaffung
Wir beraten und begleiten Sie bei der Durchführung einer agilen IT-Beschaffung – von der bedarfsgerechten Strategie bis zur erfolgreichen Vergabe. Durch iterative Prozesse und eine enge Marktinteraktion ermöglichen wir die effiziente Beschaffung innovativer IT-Lösungen, die sich optimal an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.
Praxisbeispiel
IT-Beschaffungsmanagement zur digitalen Transformation in der Kreisverwaltung
Häufige Fragen
Das Ausschreibungsmanagement spielt eine zentrale Rolle in der öffentlichen Beschaffung, da es den gesamten Prozess der Auftragsvergabe organisiert und überwacht.
Wichtige Erfolgsfaktoren für eine Ausschreibung sind eine klare und präzise Anforderungsdefinition, eine transparente Kommunikation mit den Bietern, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, eine objektive und faire Bewertung der Angebote sowie eine effiziente und termingerechte Durchführung des gesamten Prozesses.
Die agile IT-Beschaffung ermöglicht eine flexiblere und schnellere Anpassung an sich ändernde Anforderungen. Sie fördert die enge Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Anbieter, reduziert Risiken durch iterative Fortschritte und sorgt dafür, dass das Endprodukt besser auf die tatsächlichen Bedürfnisse abgestimmt wird.
Die Begleitung durch erfahrene UDF Ausschreibungsberater bietet mehrere Vorteile: die Berater gewährleisten eine effiziente Durchführung des Ausschreibungsprozesses, optimieren die Anforderungsdefinition und Angebotsbewertung, reduzieren Risiken durch Fachwissen und Erfahrung und sorgen für eine objektive, transparente Vergabe, die zu besseren Ergebnissen führt.
Ja, die UDF bietet Ihnen eine umfassende Beratung zu den von Ihnen ausgewählten Prozessschritten im Ausschreibungsmanagement. Vom Anforderungsmanagement über die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen bis hin zur Angebotsbewertung und Vergabe unterstützen wir Sie individuell, um den gesamten Prozess effizient und erfolgreich zu gestalten.
Optimieren Sie Ihr Ausschreibungsmanagement mit unserer Unterstützung.