Entwicklung einer IT-Sourcing- und Umsetzungsstrategie

Ausgangslage

Der Kunde steht bei der Neugründung vor der Entscheidung, die zentralen Kernapplikationen entweder selbst zu entwickeln, bereits bestehende Applikationen des Vorgängerunternehmens zu übernehmen und zu modifizieren oder eine eventuell am Markt vorhandene Lösung im Sinne einer SaaS-Lösung einzusetzen. Für die Entscheidungsfindung soll die UDF Consulting AG die Anforderungen an diese Kernapplikationen erheben, ein Lastenheft erstellen und in einem abschließenden Gutachten die verschiedenen Deployment Optionen vergleichen. Darüber hinaus ist eine IT-Sourcing- und Umsetzungsstrategie zu entwickeln, sodass der Kunde schnellstmöglich wirtschaftlich einsatzfähig werden kann.

Für die IT-Sourcing- und Umsetzungsstrategie werden folgende Deployment Szenarien verglichen:

Szenario 1:  Kompletter Neuaufbau und Eigenprogrammierung des kompletten IT-Systems (Eigenrealisierung)

Szenario 2:  Aufbau eines eigenen IT-Systems auf der Basis erworbener Komponenten mit Eigenentwicklung des nicht zugekauften Funktionsumfangs (Eigenbetrieb)

Szenario 3:  Fremdvergabe sämtlicher IT-Leistungen (Entwicklung und Betrieb) an einen, ggf. mehrere externe Dienstleister mittels eines SaaS-Modells

Lösungsansatz & Umsetzung

Das Projekt setzt auf einer in einem Vorprojekt erstellten IT-Strategie der UDF Consulting AG auf. Im Rahmen einer strategischen Szenarioanalyse wird zunächst eine detaillierte Anforderungsanalyse durchgeführt.

Auf Basis dieser Anforderungsanalyse und des daraus resultierenden Lastenhefts wird eine Marktanalyse durchgeführt, um Anbieter von am Markt bereits etablierten Lösungen zu identifizieren.

Im Rahmen der abschließenden Make-or-Buy-Analyse werden mehrere Kriterien definiert, darunter:

• Technische Anforderungen und Integration in die bestehende IT-Landschaft
• Kostenanalyse über einen Zeitraum von fünf Jahren
• Sicherheits- und Datenschutzanforderungen
• Flexibilität bei zukünftigen Änderungen und Erweiterungen
• Verfügbarkeit und SLA-Vorgaben

Die Umsetzung erfolgt in mehreren Phasen und mit verschiedenen Methodiken. Nach einer Interviewphase erfolgt mit der OBASHI-Methode eine erste grobe Darstellung der Geschäftsprozesse und deren Bezug zu den IT-Anwendungsstrukturen.

Daraus werden dann über die SIPOC-Analyse die Anwendungsfälle definiert, die dann im Lastenheft konkret beschrieben werden.

Für die Marktanalyse wird auf Basis der im Lastenheft beschriebenen Anforderungen und Anwendungsfälle ein Fragenkatalog erstellt, der an verschiedene einschlägige Marktteilnehmer versendet wird. Nahezu alle angeschriebenen Anbieter übermitteln eine Antwort. Diese Antworten werden ausgewertet und der Abdeckungsgrad in Bezug auf die definierten Anforderungen ermittelt.

Zur Bewertung der 3 Szenarien werden die Dimensionen Qualität, Kosten und Sicherheit mit Kriterien unterschiedlicher Gewichtung bewertet. Aufgrund der besonderen Aufgabenstellung des Kunden und dessen politischer Bedeutung resultiert ein sehr hoher Qualitätsanspruch an die Kernapplikationen und das IT-System. Daher fließt das Kriterium Qualität mit einer Gewichtung von 50% in die Gesamtbewertung ein. Der Kostenaspekt wird mit 30% gewichtet und der Aspekt der Sicherheit mit 20%.

Ergebnisse

Zentrales Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist, dass das Deployment Szenario Eigenbetrieb das Wirtschaftlichste ist. Dabei wird davon ausgegangen, dass einige Module vom Vorgängerunternehmen kostengünstig übernommen werden können.

Das Umsetzungskonzept für das Szenario Eigenbetrieb umfasst sowohl IT-Systeme für die nicht-fachlichen als auch für die fachlichen Aufgaben des Kunden. Die Übernahme der fachlichen Aufgaben durch den Kunden soll mehrstufig in zwei bis drei Phasen umgesetzt werden.

Mit dem von der UDF Consulting AG erarbeiteten Ansatz werden bestehende Systeme und Prozesse integriert, sowie die Sicherheitsanforderungen erfüllt und gleichzeitig mit den geringstmöglichen Betriebskosten umgesetzt.

Erfolgsfaktoren

Als Erfolgsfaktoren für die Einhaltung des Umsetzungsplans werden die Verwendbarkeit und Ausprägung der vom Vorgängerunternehmen zur Verfügung gestellten Software, die Prozesse in Bezug auf die eingesetzte Software sowie die zeitgerechte Beschaffung und Einarbeitung von qualifiziertem Personal identifiziert.

Dem Kunden werden von der UDF Consulting AG entsprechende Maßnahmen zur Erfolgssicherung empfohlen.