Strategisches IT-Consulting für zukunftssichere und skalierbare Lösungen

Ausgangslage

Die IT des Kunden ist historisch gewachsen. Wachstumsbedingte Herausforderungen und Probleme sowie neue Anforderungen, u.a. basierend auf gesetzlichen Änderungen, auslaufenden Verträgen oder Anwenderwünschen, werden im Rahmen des operativen Tagesgeschäfts gelöst. Eine klar definierte IT-Strategie fehlt. Vermehrt auftretende Probleme führen zu einer wachsenden Unzufriedenheit bei den Anwendern. Insbesondere Probleme mit der Performance der Kernapplikationen, lange Wartezeiten bei Standard IT-Serviceleistungen und schlechter werdenden Verfügbarkeiten von Basisdiensten (bspw. Drucken oder File Services) werden verstärkt gemeldet. Die Leistungen eines externen IT-Dienstleisters werden seit Jahren durch Einzelvereinbarungen geregelt, was zu einem unübersichtlichen Vertragsgefüge führt. Die Ursachen für die schlechter werdende Qualität der IT-Services kann der Kunde derzeit nicht eindeutig identifiziert, da sich keine Regelmäßigkeiten feststellen lassen.

Lösungsansatz & Umsetzung

Die UDF unterstützt den Kunden bei der ganzheitlichen Restrukturierung und Vereinheitlichung der IT-Services und Prozesse sowie Konsolidierung des Vertragswesen im IT-Umfeld. Nach einer Erhebung des Ist-Zustandes werden die IT-Organisation / IT-Technik / IT-Prozesse analysiert, um Handlungsfelder aufzuzeigen und zu priorisieren sowie daraus konkrete Handlungsempfehlungen abzuleiten, die vom Kunden sukzessive umgesetzt werden können. Dabei wird besonderer Wert auf die Erzielung von sog. Quick Wins Wert gelegt, um die Akzeptanz bei den Anwendenden für nachhaltige Veränderungen an der IT-Landschaft zu erhöhen.

Für den Kunden wird eine IT-Strategie erarbeitet, um die Herausforderungen der Vergangenheit zu bewältigen und die IT-Umgebung neu und zukunftssicher auszurichten und die Zufriedenheit der Anwendenden wieder zu erhöhen.

Die UDF hat konkret folgende Aufgaben:

• Die Ursachen der bestehenden Probleme zu untersuchen und konkrete Handlungsempfehlungen zu deren Beseitigung zu geben,
• einen Vorschlag für die Erarbeitung einer einheitliche IT-Strategie zu machen und
• die bestehenden IT Dienstleistungs- und Supportverträge in ein einheitliches Regelwerk zu überführen.

Die Umsetzung des Projekts erfolgt in mehreren aufeinander abgestimmten Schritten, beginnend mit einer umfassenden Ist-Analyse der IT-Organisation und -Technik sowie Prozesse mittels Experteninterviews. Dabei werden sowohl technische Daten als auch Nutzererfahrungen systematisch ausgewertet, um die Ursachen der bestehenden Performanceprobleme fundiert zu identifizieren. Auf dieser Basis werden gezielte Handlungsempfehlungen zur Behebung der Schwachstellen entwickelt. Parallel dazu erfolgt die Entwicklung einer IT-Strategie, die sich an den zukünftigen Anforderungen der Organisation orientiert und klare Leitlinien für den IT-Betrieb sowie für Investitionsentscheidungen vorgibt. Abschließend werden die bestehenden Einzelvereinbarungen mit dem Dienstleister zu einem einheitlichen, rechtssicheren und steuerbaren Vertragswerk zusammengeführt, das sowohl Leistungen als auch Qualitätsanforderungen und Verantwortlichkeiten verbindlich regelt. Die Vorgehensweise ist iterativ und partizipativ angelegt, um alle relevanten internen und externen Akteure aktiv einzubinden und eine hohe Akzeptanz der Ergebnisse sicherzustellen.

Ergebnisse

Aus dem intensiven IST-/SOLL-Abgleich vereint mit den gesetzlichen Anforderungen sowie Kundenwünschen entsteht ein ausführliches Analyseergebnis, dass zahlreiche Handlungsempfehlungen und eine klare Strategie darlegt. Als Ergebnis des Projekts liegt der Geschäftsführung des Kunden eine fundierte Analyse der aktuellen IT-Infrastruktur und der bestehenden Leistungsprobleme vor, inklusive einer klaren Ursachenbewertung und konkreter Handlungsempfehlungen zur technischen und organisatorischen Optimierung. Die Organisation erhält eine praxistaugliche IT-Strategie, die als Leitlinie für die zukünftige Ausrichtung der IT dient und strategische Handlungsfelder sowie Umsetzungsprioritäten definiert. Zudem werden konkrete Vorschläge für ein konsolidiertes und rechtssicheres IT-Dienstleistungs- und Supportvertragswerk unterbreitet, das alle bisherigen Einzelvereinbarungen ersetzt, die Leistungen klar beschreibt, messbare Service-Qualitätskriterien enthält und eine professionelle Steuerung der Dienstleisterbeziehung ermöglicht. Durch die Projektergebnisse wird die Grundlage für eine stabile, leistungsfähige und zukunftsorientierte IT geschaffen, die den Anforderungen der Organisation nachhaltig gerecht wird.

Erfolgsfaktoren

Die Einbindung aller beteiligten Fachbereiche, Mitarbeitenden und Stakeholder ist ein wesentlicher Faktor bei der Erhebung des IST-Zustands und der späteren Erarbeitung des SOLL-Zustands. Nur wenn die UDF Consulting AG den Kunden, seine Bedürfnisse und Sorgen erkennt und versteht, kann ein erfolgreiches Konzept zur Transformation entstehen.
Durch die langjährige Erfahrung und kompetenten Berater der UDF Consulting AG in der IT-Beratung profitierte das Projekt und der Kunde ganzheitlich. Mittlerweile werden entsprechend den Handlungsempfehlungen der UDF Consulting AG diverse Projekte aufgesetzt und mit Unterstützung der UDF Consulting AG umgesetzt, wodurch einige der wichtigsten Probleme beseitigt werden.